Nowoczesne rozwiązania IT dla przedszkoli coraz mocniej przenikają do sal zajęciowych, biur dyrektorów i sekretariatów. Nie dzieje się tak bez powodu. Rosnące wymogi samorządów, złożone rozliczenia finansowe i oczekiwania rodziców wymusiły na placówkach publicznych szukanie sposobów na sprawniejsze prowadzenie dokumentacji oraz komunikację.
„W Kidplace mamy doświadczenie w obsłudze takich wdrożeń w całej Polsce. Dzięki temu możemy podzielić się konkretnymi obserwacjami. Cyfryzacja nie jest już dodatkiem do tradycyjnej pracy administracji – staje się podstawą funkcjonowania zorganizowanego przedszkola”. – Dawid Wengrzik, deweloper Kidplace.
Spis treści
Przedszkola publiczne w liczbach – gdzie zaczyna się potrzeba zmian?
Z raportu Ministerstwa Edukacji i Nauki wynika, że w Polsce działa blisko 22 tysiące placówek wychowania przedszkolnego. Większość z nich prowadzona jest przez jednostki samorządu terytorialnego, co automatycznie wiąże się z koniecznością rozliczeń budżetowych i przestrzegania procedur.
Według badania Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji aż 72% placówek sygnalizuje problem z manualną obsługą dokumentacji i rosnącym nakładem pracy administracyjnej. Jednocześnie Związek Gmin Wiejskich RP informuje, że nawet 30–40 minut dziennie pracownik sekretariatu spędza na ręcznym opracowywaniu danych, które w systemie informatycznym dostępne byłyby natychmiast.
Oprogramowanie do zarządzania placówką oświatową – filary działania
Współczesne systemy dla oświaty, w tym przedszkoli publicznych, obejmują kilka obszarów istotnych z punktu widzenia dyrektora i organu prowadzącego. Pozwalają zorganizować i nadzorować procesy, które dotychczas rozproszone były w segregatorach, arkuszach kalkulacyjnych i pojedynczych programach.
W przypadku aplikacji pokroju Kidplace mówimy o całościowym podejściu, w którym każda funkcja jest powiązana z innymi, dzięki czemu cała placówka zyskuje spójny system zarządzania.
Automatyczne naliczanie opłat i pełny obraz finansów
Obsługa rozliczeń w przedszkolach publicznych wymaga uwzględniania faktycznej obecności dzieci, ale także stosowania ulg i dopłat wynikających z uchwał lokalnych rad. Automatyczny system rozliczeniowy eliminuje pomyłki, które wcześniej były skutkiem ręcznych obliczeń.
Dyrektor ma stały wgląd w należności oraz wpływy. Może generować zestawienia miesięczne, kwartalne i roczne dla gminy bez żmudnego przeglądania stosów faktur i raportów. Rodzice w konsekwencji otrzymują informacje o wysokości opłat w sposób przejrzysty, co zmniejsza liczbę pytań kierowanych do administracji.
Monitoring wejść i wyjść w czasie rzeczywistym
Elektroniczny monitoring pozwala sprawdzić, kto odebrał dziecko, w jakich godzinach przebywało ono w placówce oraz ile dni w miesiącu faktycznie uczęszczało na zajęcia.
Przygotowanie raportu z obecności grupy czy pojedynczego dziecka zajmuje dosłownie kilka chwil. To rozwiązanie chroni placówkę w razie wątpliwości rodziców albo kontroli organów zewnętrznych.
Komunikacja z rodzicami w jednym kanale
Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania placówką oświatową łączy w sobie funkcję komunikatora, portalu informacyjnego oraz systemu powiadomień. Rodzice logują się do panelu i w jednym miejscu widzą dane dotyczące frekwencji, płatności oraz planowanych wydarzeń.
Placówka wysyła zbiorcze ogłoszenia o zajęciach dodatkowych, wycieczkach lub dniach wolnych, a rodzice nie muszą już dzwonić z każdym pytaniem. Sekretariat odzyskuje czas, który wcześniej poświęcał na odbieranie telefonów i odpowiadanie na maile.
Funkcje systemu dla przedszkola, które zwiększają wiarygodność wobec organu prowadzącego
Samorządy oczekują od przedszkoli publicznych nie tylko prawidłowego prowadzenia zajęć dydaktycznych, ale również precyzyjnych rozliczeń środków. Wdrożenie narzędzia informatycznego oznacza większe zaufanie organu prowadzącego do pracy placówki.
Raportowanie i analizy – przewaga systemów nad ręcznym ewidencjonowaniem
Placówki korzystające z dedykowanego systemu mają możliwość szybkiego przygotowania zestawień:
- frekwencji w rozbiciu na dni, tygodnie i miesiące;
- kosztów związanych z organizacją zajęć oraz wykorzystaniem dotacji;
- harmonogramów pracy kadry pedagogicznej;
- historii płatności rodziców;
- danych do sprawozdań wymaganych przez organ prowadzący.
Tego typu raporty nie są już przygotowywane w oparciu o skoroszyty i notatki nauczycieli. System automatycznie zestawia je z danymi wprowadzonymi w czasie rzeczywistym.
Zalety oprogramowania edukacyjnego widziane oczami dyrektora
Każdy dyrektor placówki publicznej docenia fakt, że nowoczesny system administracyjny nie wymaga tworzenia oddzielnych arkuszy dla kadr, finansów i dokumentacji pedagogicznej.
Bezpieczeństwo danych gwarantowane przez zgodność z RODO to jeden z filarów, ale dyrektorzy wskazują również inne zalety:
- dostęp do dokumentów możliwy wyłącznie dla uprawnionych osób;
- automatyczne powiadamianie o zaległościach w płatnościach;
- redukcja kosztów obsługi administracyjnej;
- standaryzacja procesów w całej placówce;
- możliwość zdalnego wglądu w dokumentację przez organ prowadzący.
Organizacja pracy kadry w cyfrowym środowisku
Systemy zarządzania placówką nie ograniczają się jedynie do kwestii finansów czy frekwencji. Umożliwiają także prowadzenie dziennika elektronicznego zgodnie z rozporządzeniem MEN, planowanie grafiku nauczycieli, wyznaczanie zastępstw i kontrolowanie nadgodzin.
W konsekwencji dyrektor nie musi każdorazowo przekopywać się przez ręcznie przygotowywane tabelki, aby sprawdzić, kto w danym dniu opiekuje się dziećmi czy jak wygląda zapis w dzienniku dotyczącym konkretnego dziecka. To pozwala w przejrzysty sposób zadbać o organizację pracy i zapewnić dzieciom jak najlepszą opiekę.
Bezpieczeństwo informacji w praktyce
Placówki publiczne mają obowiązek przestrzegania standardów ochrony danych. Systemy klasy Kidplace spełniają wymogi wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, stosując m.in. szyfrowanie i moduły zarządzania dostępem oraz przechowując dane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku Kidplace są to serwery znajdujące się w Polsce. Dodatkowo system zapewnia wykonywanie kopii zapasowych i monitorowanie działania serwerów, zwiększając bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
Dzięki temu pracownicy administracyjni oraz pedagogiczni otrzymują wyłącznie te uprawnienia, które są im niezbędne w pracy. Minimalizuje to ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji o dzieciach i rodzinach.
Rozwiązania IT dla przedszkoli w kontekście wizerunku placówki
Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania jest również czytelnym sygnałem dla rodziców i społeczności lokalnej, że przedszkole stawia na profesjonalne zarządzanie. Placówki z rozbudowanym systemem informatycznym uchodzą za lepiej zorganizowane i bardziej otwarte na potrzeby rodzin.
W przypadku przedszkoli publicznych ma to znaczenie, ponieważ organ prowadzący często sam zachęca do wdrażania takich rozwiązań w ramach projektów cyfryzacji, które ułatwiają zarządzanie placówką i podnoszą jakość jej pracy.
Nie tylko przedszkola publiczne
Choć nasze doświadczenia koncentrują się głównie na współpracy z sektorem publicznym, tego rodzaju systemy z powodzeniem wspierają również placówki prywatne, sieci edukacyjne i Kluby Malucha, żłobki. Każda z tych instytucji zyskuje w ten sposób narzędzie umożliwiające centralne zarządzanie procesami i jednolity standard obsługi.
Chcesz sprawdzić, jak takie rozwiązania usprawnią Twoją placówkę?
FAQ
Dzięki automatyzacji naliczeń uwzględnisz obecność dziecka, lokalne ulgi oraz dopłaty wynikające z uchwał. Uzyskasz pełny obraz finansów w czasie rzeczywistym, co znacznie przyspieszy przygotowanie raportów dla organu prowadzącego.
Moduły kontroli dostępu, szyfrowanie oraz przechowywanie informacji na serwerach w EOG gwarantują zgodność z RODO. Dodatkowo system posiada kopie zapasowe i umożliwia nadawanie uprawnień dopasowanych do stanowiska.
Elektroniczny dziennik oraz harmonogramy dyżurów pozwolą Ci monitorować obecność nauczycieli i planować zastępstwa bez ręcznych tabel. Dzięki temu zyskasz przejrzysty obraz organizacji zajęć oraz obciążenia godzinowego zespołu.
System dostarcza precyzyjne zestawienia kosztów, frekwencji i wykorzystania dotacji, eliminując błędy wynikające z manualnego opracowywania dokumentacji.
