Sieć prowadzona przez Kamilę Kruszyńską obejmuje trzy placówki, do których uczęszcza łącznie ponad 350 dzieci. W każdej z nich pracuje od 12 do 20 osób personelu.
Współpraca z Kidplace rozpoczęła się na wczesnym etapie rozwoju systemu, kiedy aplikacja dopiero zyskiwała kolejne funkcjonalności. Pierwsze wdrożenie objęło jedną placówkę, potem system był stopniowo wdrażany również w kolejnych przedszkolach. Pani Kamila Kruszyńska znalazła się tym samym w gronie pierwszych klientów Kidplace.
Od samego początku Pani Kamila miała jasno określone oczekiwania wobec systemu. Jednym z najważniejszych elementów był Panel Rodzica, umożliwiający zgłaszanie nieobecności dziecka. Równie istotne było jednak odejście od papierowych list obecności na rzecz intuicyjnego rozwiązania, które ułatwi nauczycielom codzienną pracę.
Jak przebiegało wdrożenie w sieci obejmującej kilka przedszkoli? Przyjrzyjmy się kolejnym etapom współpracy oraz rozwiązaniom, które z czasem stały się standardem codziennej pracy we wszystkich placówkach.
Spis treści
Potrzeba wdrożenia
„Potrzebowaliśmy jednego narzędzia, które skupia w sobie wszystkie informacje na temat wychowanków” – wspomina Pani Kamila.
To właśnie potrzeba uporządkowania codziennej pracy stała się impulsem do wdrożenia Kidplace. Przed jego wdrożeniem placówka korzystała z kilku różnych narzędzi, które zamiast usprawniać zarządzanie, generowały dodatkową pracę administracyjną.
Jednym z największych wyzwań było zarządzanie obecnościami dzieci. Celem było zastąpienie papierowych list obecności cyfrowym rozwiązaniem, które przyspieszy rejestrację pobytu dzieci, zgromadzi wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu i odciąży personel.
Dlaczego Kidplace?
O wyborze Kidplace w dużej mierze zadecydował sposób zarządzania ewidencją obecności. Od początku było jasne, że odpowiedzialność za potwierdzenie obecności dziecka oraz rejestrację czasu jego pobytu powinna spoczywać na nauczycielach, a nie na rodzicach. To jeden z podstawowych procesów w codziennej pracy przedszkola, dlatego nie mógł zostać przeniesiony na użytkowników aplikacji.
Pani Kamila mocno akcentuje, „dużym atutem aplikacji jest fakt, że kontrola ewidencji obecności dzieci leży po stronie placówki, a nie rodzica. Rodzic ma obowiązek wyłącznie zaznaczać nieobecności, co bardzo usprawnia codzienną pracę…”
Kidplace umożliwia elektroniczną rejestrację obecności za pomocą tabletu – kadra przedszkola potwierdza przyjście dziecka jednym kliknięciem. Podczas odbioru dziecka system pozwala również wskazać osobę, która je odebrała. Dzięki temu placówka zyskuje pełną historię pobytu dziecka oraz dodatkowe zabezpieczenie w sytuacjach wymagających weryfikacji. Wszystkie informacje są zapisane w systemie i dostępne w każdej chwili.
Elektroniczna ewidencja obecności stanowi również podstawę do automatycznego rozliczania czasu pobytu dzieci, eliminując konieczność ręcznego prowadzenia dokumentacji i znacząco ograniczając liczbę błędów.
Poza ewidencją obecności Kidplace zapewnia także dostęp do wszystkich najważniejszych informacji o wychowankach w jednym miejscu. System umożliwia zarządzanie danymi osobowymi, ewidencją płatności, upoważnieniami do odbioru dzieci, komunikacją z rodzicami, udostępnianiem zdjęć, prowadzeniem e-dziennika oraz planowaniem posiłków. Dzięki temu personel nie musi korzystać z wielu różnych narzędzi, a cała dokumentacja i komunikacja są dostępne w jednym systemie.
Proces wdrożenia
Choć początkowo wśród personelu pojawiały się obawy związane z wdrożeniem nowego systemu, cały proces przebiegł sprawnie i bez większych trudności. Istotnym wsparciem na każdym etapie był stały kontakt z zespołem Kidplace, który pomagał rozwiewać pojawiające się pytania i wątpliwości.
Wdrożenie nie zakończyło się jednak na uruchomieniu podstawowych funkcji. Wraz z rozwojem aplikacji placówka sukcesywnie rozszerzała zakres jej wykorzystania.
Z czasem wdrożono m.in. elektroniczny dziennik, który spotkał się z bardzo pozytywnym odbiorem kadry, a także pełną komunikację z rodzicami za pośrednictwem aplikacji.
Dziś Kidplace jest wykorzystywany znacznie szerzej niż na początku współpracy. Placówka regularnie poznaje nowe funkcjonalności i wdraża je do codziennej pracy, aby w pełni wykorzystywać możliwości systemu oraz stale usprawniać organizację pracy personelu.
Efekty po wdrożeniu
Wdrożenie Kidplace znacząco poprawiło codzienną pracę administracyjną we wszystkich placówkach. Dzięki cyfryzacji procesów personel poświęca mniej czasu na czynności administracyjne, a więcej na opiekę nad dziećmi.
Wyraźnie poprawiła się również komunikacja z rodzicami, szczególnie w obszarze rozliczeń. Rodzice mają stały dostęp do informacji o obecnościach dziecka, naliczonych opłatach, historii wpłat oraz aktualnej kwocie do zapłaty. Przejrzystość tych danych przełożyła się na większą świadomość rodziców oraz zdecydowanie wzrosła terminowość regulowania należności.
„Dużym atutem jest możliwość zarządzania wszystkimi placówkami z poziomu jednego konta. Dzięki temu nie muszę przełączać się między systemami, a wszystkie najważniejsze informacje mam zawsze pod ręką” – podkreśla Pani Kamila.
Centralny dostęp do danych pozwala szybciej reagować na bieżące potrzeby każdej placówki, zachować pełną kontrolę nad procesami oraz efektywniej organizować pracę całej sieci.
Opinie użytkowników
Pani Kamila mówi wprost: „Zarówno nauczyciele, jak i pozostała część personelu chwali sobie pracę z aplikacją, zwłaszcza po wprowadzeniu e-dziennika.”
Wdrożenie dziennika elektronicznego uporządkowało proces prowadzenia dokumentacji i szybko stało się naturalnym elementem codziennej pracy kadry.
Z perspektywy administracji największą zaletą systemu jest centralizacja wszystkich informacji w jednym miejscu. Dane dotyczące dzieci, obecności, płatności, komunikacji z rodzicami oraz dokumentacji są zawsze łatwo dostępne, co pozwoliło ograniczyć liczbę czynności administracyjnych.
Podsumowanie
„Aplikację polecam każdemu – zarówno dyrektorom, jak i właścicielom placówek, ponieważ realnie pozwala zaoszczędzić czas pracy i eliminuje błędy ludzkie. Właściciele aplikacji nie są obojętni na sugestie użytkowników i zawsze uwzględniają ich prośby, nieustannie ją usprawniając.”
To podejście sprawia, że Kidplace rozwija się wraz z potrzebami placówek. Regularne aktualizacje i otwartość na sugestie użytkowników powodują, że system nie tylko odpowiada na bieżące wyzwania, ale również skutecznie wspiera przedszkola w ich codziennej pracy.
Doświadczenia sieci przedszkoli Pani Kamili Kruszyńskiej pokazują, że cyfryzacja codziennych procesów realnie wpływa na organizację zarządzania placówką. Od elektronicznej rejestracji obecności, przez komunikację z rodzicami i rozliczenia, po prowadzenie dokumentacji – wszystkie kluczowe obszary zostały zintegrowane w jednym systemie, który rozwija się wraz z potrzebami swoich użytkowników.
