„Proces wdrożenia przebiegł sprawnie i bezproblemowo” – tak o współpracy mówi Natalia Mateja, dyrektor Szkoły Podstawowej z Oddziałami Przedszkolnymi w Bielawach. Przedstawiamy historię Pani Natalii, która zarządza placówką obejmującą 150 dzieci oraz 30-osobowy zespół pracowników. Jak podkreśla dyrektor: „Funkcjonujemy jako zintegrowana społeczność edukacyjna, łącząca edukację przedszkolną i szkolną w jednej strukturze organizacyjnej.” Właśnie ta specyfika organizacyjna sprawiła, że wybór odpowiedniego narzędzia wspierającego codzienną komunikację i zarządzanie był kluczowy.
Spis treści
Wyzwania w zarządzniu oddziałami przedszkolnymi w ramach szkoły
Jednym z największych wyzwań w codziennym funkcjonowaniu placówki było zarządzanie rozliczeniami – w szczególności pobieranie opłat za zajęcia dodatkowe oraz obiady, z których korzystali zarówno uczniowie, jak i nauczyciele. Proces ten odbywał się w sposób manualny i wymagał codziennego ewidencjonowania liczby wydanych posiłków oraz bieżącego przeliczania należności z uwzględnieniem nieobecności i częstych zmian w ostatniej chwili.
W praktyce oznaczało to konieczność prowadzenia równoległych zestawień – w arkuszach kalkulacyjnych i notatkach – które musiały być stale aktualizowane. Każda zmiana obecności dziecka bezpośrednio wpływała na wysokość opłat, co wymagało ciągłej kontroli i zwiększało ryzyko pomyłek.
Dodatkowym utrudnieniem była rozproszona komunikacja. Informacje o nieobecnościach, odwołanych zajęciach czy zmianach w harmonogramie napływały z różnych źródeł i nie zawsze w tym samym czasie. Prowadziło to do niespójności w rozliczeniach oraz konieczności ręcznego wyjaśniania różnic z rodzicami.
W efekcie procesy administracyjne były czasochłonne i obciążające dla zespołu. Pracownicy, zamiast koncentrować się na pracy z dziećmi i organizacji zajęć, znaczną część czasu poświęcali na zadania operacyjne i kontrolne. Dodatkowo brak automatyzacji utrudniał bieżące monitorowanie należności oraz terminowości wpłat, ograniczając przejrzystość finansową całej placówki.
Rola Kidplace
Placówka korzysta z innego dziennika elektronicznego w szkole, natomiast w oddziałach przedszkolnych to właśnie Kidplace pełni kluczową rolę w obszarach operacyjnych – takich jak rozliczenia, obsługa obiadów oraz komunikacja z rodzicami.
System wspiera codzienne funkcjonowanie placówki, umożliwiając m.in.:
- dokładne ewidencjonowanie godzin wejścia i wyjścia dziecka,
- przypisywanie osób upoważnionych do odbioru,
- sprawną i bieżącą komunikację z rodzicami (np. poprzez zdjęcia i ogłoszenia),
- precyzyjne i zautomatyzowane rozliczenia finansowe.
Dzięki wdrożeniu Kidplace wiele procesów, które wcześniej wymagały ręcznej obsługi, zostało uproszczonych i uporządkowanych. Przełożyło się to na większą kontrolę nad danymi oraz znaczną oszczędność czasu zespołu.
Istotnym atutem rozwiązania jest również jego elastyczność – zespół Kidplace szybko reaguje na potrzeby placówki i rozwija system o nowe funkcjonalności, dostosowane do realnych wyzwań użytkowników.
Dlaczego zdecydowano się na wdrożenie dodatkowej aplikacji do obsługi przedszkola i obiadów?
Decyzja o wdrożeniu dodatkowego narzędzia wynikała przede wszystkim z potrzeby uporządkowania kluczowych procesów operacyjnych. Największym wyzwaniem było efektywne zarządzanie liczbą wydawanych obiadów, bieżące monitorowanie obecności dzieci oraz usprawnienie rozliczeń finansowych.
Wdrożenie aplikacji umożliwiło automatyzację tych obszarów, ograniczając konieczność ręcznego przetwarzania danych i minimalizując ryzyko błędów. Dzięki temu placówka zyskała większą kontrolę nad codziennymi operacjami oraz przejrzystość w rozliczeniach.
Jak przebiegało wdrożenie i jakie były reakcje kadry oraz rodziców ?
Proces wdrożenia przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Placówka otrzymała dedykowane wsparcie, a zespół Kidplace aktywnie monitorował cały proces, na bieżąco reagując na pytania oraz dopytując o ewentualne potrzeby. Dzięki temu wdrożenie mogło zostać dopasowane do specyfiki funkcjonowania placówki o strukturze łączącej szkołę i oddziały przedszkolne.
Kadra przyjęła rozwiązanie bardzo dobrze. System szybko został zaakceptowany przez nauczycieli i pracowników administracyjnych, ponieważ realnie ułatwił codzienną pracę i ograniczył liczbę działań manualnych. Wprowadzenie automatyzacji przełożyło się na większą wygodę pracy oraz oszczędność czasu w realizacji obowiązków operacyjnych.
Rodzice oceniają aplikację pozytywnie, szczególnie doceniając jej przejrzystość oraz łatwy dostęp do bieżących informacji dotyczących funkcjonowania placówki i dziecka. Dzięki temu komunikacja stała się bardziej uporządkowana i transparentna.
Jednocześnie jako obszar do dalszego rozwoju wskazywane są powiadomienia push – funkcjonalność, nad którą obecnie trwają intensywne prace.
Efekty po wdrożeniu
Po wdrożeniu systemu zauważono wyraźną poprawę w codziennym funkcjonowaniu placówki. Usprawnienia objęły zarówno obszary administracyjne, jak i operacyjne, przekładając się na większą efektywność pracy zespołu.
Do najważniejszych efektów należą:
- automatyzacja procesów rozliczeniowych,
- eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych,
- znacząca oszczędność czasu pracy personelu,
- większa kontrola nad kluczowymi danymi, takimi jak obecność dzieci, rozliczenia obiadów oraz płatności.
W efekcie placówka zyskała bardziej uporządkowane i przejrzyste procesy, co ułatwia codzienne zarządzanie oraz podejmowanie decyzji.
Rozwiązanie sprawdziło się również w obsłudze pracowników. System usprawnił proces zamawiania i rozliczania obiadów, eliminując konieczność ręcznego zestawiania danych. Dodatkowo firma cateringowa każdego dnia otrzymuje przejrzystą informację mailową o liczbie zamówionych posiłków, co usprawnia współpracę i ogranicza ryzyko nieporozumień.
Podsumowanie
Czy poleciliby Państwo Kidplace innym szkołom z oddziałami przedszkolnymi?
„Tak, zdecydowanie polecilibyśmy Kidplace innym szkołom z oddziałami przedszkolnymi.”
Do najważniejszych korzyści należą:
- czytelne i precyzyjne rozliczenia (obejmujące zajęcia dodatkowe oraz obiady),
- automatyzacja kluczowych procesów,
- znaczące ograniczenie liczby błędów,
- odciążenie kadry administracyjnej,
- usprawnienie komunikacji z rodzicami.
Jak podkreśla dyrekcja, rozwiązanie realnie porządkuje codzienne procesy operacyjne i eliminuje chaos organizacyjny, wprowadzając standard zarządzania trudny do osiągnięcia przy pracy manualnej.
