Zmiana systemu w przedszkolu lub żłobku
Zmieniasz system? Nie musisz zaczynać od zera.
Przejmiemy proces migracji: przeniesiemy potrzebne dane, skonfigurujemy Kidplace, sprawdzimy poprawność i przygotujemy start placówki. Możemy migrować z każdego systemu — sposób importu dobieramy do danych dostępnych w obecnym rozwiązaniu.
Najpierw sytuacja placówki
Migracja to nie kopiowanie starego systemu do nowego.
W poprzedniej aplikacji możesz mieć kilka lat historii, stare grupy, nieaktualne kontakty, zamknięte rozliczenia i dane, które nie są już potrzebne do bieżącej pracy.
Dlatego zaczynamy od ustalenia, co powinno działać w Kidplace od pierwszego dnia, co warto przenieść jako historię, a co zachować w eksporcie lub archiwum. Następnie przygotowujemy import i konfigurację po naszej stronie.
Co może obejmować migracja
Przenosimy to, co jest potrzebne do dalszej pracy.
Zakres zależy od możliwości eksportu obecnego systemu i potrzeb placówki. Potwierdzamy go przed rozpoczęciem migracji.
Dane bieżące
Dzieci, grupy, rodzice, dane kontaktowe i informacje potrzebne do uruchomienia codziennej pracy w Kidplace.
Rozliczenia
Ustalamy punkt odcięcia, salda i to, który okres kończy poprzedni system, a od którego rozlicza już Kidplace.
Historia
Sprawdzamy, które dane historyczne są potrzebne operacyjnie, raportowo lub do dalszych rozliczeń.
Dokumentacja i archiwum
Ustalamy, które informacje powinny znaleźć się w Kidplace, a które lepiej zachować jako eksport lub archiwum poprzedniego rozwiązania.
Kidplace przygotowuje migrację technicznie, a placówka potwierdza, które dane historyczne są potrzebne do dalszej pracy.
Plan migracji
Przejście do Kidplace w pięciu etapach.
Obecny system i dane
Sprawdzamy dostępny eksport, sposób rozliczeń, aktywne dane i informacje, które trzeba zachować. Jeśli potrzebujesz, pomagamy również ustalić, jak pobrać dane ze starego systemu.
Zakres migracji i datę przejścia
Decydujemy, co trafia do Kidplace, co zostaje w archiwum i od kiedy bieżąca praca będzie prowadzona już w nowym systemie.
Dane i konfigurację
Po naszej stronie przygotowujemy import uzgodnionych danych i ustawiamy Kidplace pod grupy, opłaty, obecności, posiłki, uprawnienia i sposób pracy placówki.
Dane, rozliczenia i start użytkowników
Pokazujemy gotową konfigurację do weryfikacji, poprawiamy ewentualne różnice i przygotowujemy uruchomienie kadry oraz rodziców.
Przechodzimy na Kidplace
Od ustalonej daty bieżące procesy są prowadzone w Kidplace, a poprzedni system pozostaje tylko tam, gdzie jest potrzebny do archiwum lub zamknięcia wcześniejszego okresu.
Kto robi co?
Techniczną migrację prowadzimy po stronie Kidplace.
Nie dostajesz od nas instrukcji z listą plików do samodzielnego przepisywania. Przygotowujemy import, konfigurację i uruchomienie nowego systemu.
Przygotowujemy zmianę technicznie
- analizujemy dane z poprzedniego systemu,
- przygotowujemy import uzgodnionego zakresu,
- konfigurujemy Kidplace pod sposób pracy placówki,
- sprawdzamy poprawność po imporcie,
- przygotowujemy uruchomienie kadry i rodziców.
Potrzebujemy kilku decyzji i weryfikacji
- udostępnienia eksportu lub plików z obecnego systemu,
- wskazania, które dane historyczne mają zostać zachowane,
- potwierdzenia sald i punktu odcięcia rozliczeń,
- krótkiej weryfikacji danych przed uruchomieniem,
- ustalenia daty startu dla zespołu i rodziców.
Migracje, które już realizowaliśmy
Mamy doświadczenie z przejściami z różnych środowisk.
Przenosiliśmy placówki do Kidplace m.in. z LiveKid, Obecnosci.pl, iPrzedszkole i VULCAN. To nie jest lista systemów, z których możemy pomóc przejść — tylko przykłady migracji, które już zrealizowaliśmy.
Jeśli korzystasz z innego rozwiązania, również możemy zaplanować migrację. Najpierw sprawdzimy sposób eksportu i ustalimy, które dane powinny znaleźć się w Kidplace.
Kiedy zmienić system?
Nie trzeba czekać do września. Trzeba wybrać dobry punkt odcięcia.
Początek miesiąca
Poprzedni system zamyka wcześniejszy okres, a Kidplace zaczyna kolejny. Łatwiej zweryfikować salda i uniknąć podwójnych naliczeń.
Nowy rok szkolny
Nowe grupy i nowe dzieci ułatwiają zmianę, ale nie warto czekać kilku miesięcy, jeśli obecny system już utrudnia codzienną pracę.
W trakcie roku
Przejście jest możliwe także w środku roku. Wtedy szczególnie pilnujemy sald, historii i jednej jasnej daty startu.
Moment przejścia
Jedna data. Jedno źródło bieżących danych.
Przez krótki czas możesz potrzebować dostępu do starego systemu, ale tych samych procesów nie warto prowadzić równolegle.
Ustalamy więc, od kiedy obecności, nowe opłaty i bieżące informacje są już prowadzone w Kidplace. Poprzednie rozwiązanie może pozostać źródłem historii lub służyć do zamknięcia wcześniejszego okresu, zależnie od zasad jego dostawcy.
Kadra i rodzice
Techniczny import to tylko połowa zmiany. Druga połowa to ludzie.
Najpierw sprawdza konfigurację
Przed uruchomieniem pozostałych użytkowników dyrekcja powinna zobaczyć dane, zasady rozliczeń i najważniejsze ustawienia.
Na start potrzebuje codziennych funkcji
Obecności, informacje o dzieciach, dzienniki i komunikacja. Pozostałe funkcje można wdrażać wraz z potrzebami zespołu.
Potrzebują jednej jasnej informacji
Od kiedy korzystają z Kidplace, jak uzyskać dostęp i gdzie od tej daty zgłaszać nieobecności, sprawdzać rachunki i komunikaty. Rodzic nie płaci Kidplace miesięcznego abonamentu za aplikację.
Przed zmianą systemu
Pięć rzeczy, które warto zabezpieczyć przed startem.
Po migracji
Nowy system to dobry moment, żeby uporządkować procesy.
Nie kopiujemy bezrefleksyjnie wszystkich obejść z poprzedniej aplikacji. Kidplace konfigurujemy pod aktualny sposób rozliczeń, obecności, komunikacji i raportowania placówki.
FAQ
Najczęstsze pytania przed zmianą systemu.
Czy możecie pomóc w migracji z każdego systemu?
Tak. Prowadzimy techniczny proces migracji również z systemów, z których wcześniej nie realizowaliśmy przejścia. Na początku sprawdzamy dostępne dane, ustalamy zakres, a następnie przygotowujemy import i konfigurację Kidplace.
Z jakich systemów realizowaliście już migracje?
Mamy doświadczenie w przejściach z LiveKid, Obecnosci.pl, iPrzedszkole i VULCAN. To przykłady już wykonanych migracji, a nie zamknięta lista systemów, z których możemy pomóc przejść.
Czy trzeba czekać do nowego roku szkolnego?
Nie. Migrację można przeprowadzić także w trakcie roku. Przy rozliczeniach najczytelniej jest zwykle wybrać granicę miesiąca lub innego okresu rozliczeniowego.
Czy wszystkie dane historyczne trzeba przenieść do Kidplace?
Nie. Najpierw ustalamy, które dane są potrzebne do dalszej pracy, raportowania lub rozliczeń. Pozostałe informacje można w wielu przypadkach zachować w eksporcie lub archiwum poprzedniego rozwiązania.
Co z saldami i rozpoczętymi rozliczeniami?
Ustalamy punkt odcięcia starego systemu oraz stan, z którym Kidplace rozpoczyna kolejny okres. Dzięki temu wiadomo, gdzie kończy się odpowiedzialność jednego systemu i zaczyna drugiego.
Czy przez jakiś czas trzeba korzystać z dwóch systemów?
Dostęp do poprzedniego rozwiązania może być potrzebny do archiwum lub zamknięcia wcześniejszego okresu. Bieżących procesów nie warto jednak długo prowadzić równolegle — dlatego przed startem ustalamy jedną datę przejścia.
Co z rodzicami po zmianie aplikacji?
Przygotowujemy jasny moment uruchomienia i sposób przekazania dostępu. Rodzic powinien dokładnie wiedzieć, od kiedy bieżące sprawy dziecka są obsługiwane w Kidplace.
Czy rodzice płacą abonament za aplikację po zmianie?
Nie. Rodzic nie płaci Kidplace miesięcznego abonamentu za korzystanie z aplikacji.
Ile kosztuje Kidplace po migracji?
Podstawowy Kidplace kosztuje 2,50 zł netto miesięcznie za aktywne dziecko, bez ceny minimalnej i bez standardowej opłaty wdrożeniowej. Aktualny model cenowy i warianty obsługi znajdują się na stronie cennika.
Myślisz o zmianie systemu?
Powiedz nam, z czego korzystasz. Sprawdzimy, jak najlepiej przejść.
Nie musisz samodzielnie planować ani wykonywać technicznej migracji. Zaczniemy od obecnego systemu i danych, a następnie przygotujemy import, konfigurację i start Kidplace.