W Przedszkolu Publicznym Bajkowa Wyspa w Palędziu, do którego uczęszcza około 200 dzieci, a nad ich rozwojem i bezpieczeństwem czuwa 20 pracowników, cyfryzacja procesów administracyjnych okazała się prawdziwym przełomem. O zmianach, jakie przyniosło wdrożenie systemu Kidplace, opowiada dyrektor przedszkola Pani Ewelina Knach.
Jak wspomina, decyzja o wdrożeniu została podjęta przez właścicieli placówki. To właśnie wtedy otrzymała informację, że przedszkole rozpoczyna pracę z nowym narzędziem. Dziś trudno jej wyobrazić sobie codzienne obowiązki bez wsparcia technologii.
– „To było jak przejście ze średniowiecza do XXI wieku” – mówi, opisując skalę zmiany, jaka dokonała się w organizacji pracy.
Na co dzień w przedszkolu wykorzystuje Kidplace do zarządzania obecnościami dzieci, rozliczania posiłków, naliczania opłat, monitorowania płatności oraz obsługi rejestracji czasu pobytu za pomocą tabletu. To właśnie z jej perspektywy przyjrzymy się temu, jak nowoczesne rozwiązania mogą usprawnić funkcjonowanie dużej placówki przedszkolnej.
Spis treści
Potrzeba wdrożenia
Zanim w Przedszkolu Publicznym Bajkowa Wyspa pojawił się system Kidplace, większość procesów administracyjnych była realizowana ręcznie. Dane dotyczące obecności dzieci były najpierw zapisywane w papierowych dziennikach, a następnie przepisywane do arkuszy Excel.
Szczególnie wymagające było rozliczanie wyżywienia. Każdego miesiąca należało dokładnie podliczyć posiłki cateringowe, uwzględnić odliczenia za nieobecności dzieci oraz doliczyć dodatkowe obiady. Wszystkie obliczenia wykonywano ręcznie, a przy tak dużej liczbie wychowanków wymagało to ogromnej koncentracji i precyzji.
– „Przy 200 dzieciach było to naprawdę mordercze zadanie. Trzeba było podliczyć wszystkie posiłki, uwzględnić odliczenia obiadów, doliczenia obiadów i pilnować, żeby nigdzie nie pojawił się błąd” – wspomina dyrektor placówki.
Początki współpracy z Kidplace
Początki współpracy z Kidplace wyglądały zupełnie inaczej niż dziś. System był znacznie prostszy i oferował mniej funkcji niż obecnie. Jego rozwój następował jednak równolegle z potrzebami placówek korzystających z niego na co dzień.
– „Na początku program wymagał wielu zmian. Nie miał jeszcze tak wielu funkcjonalności jak dziś, ale był rozwijany na podstawie opinii przedszkoli i ich rzeczywistych potrzeb” – mówi Pani Ewelina.
Dzięki temu Kidplace stał się rozwiązaniem tworzonym nie tylko dla placówek edukacyjnych, ale przede wszystkim razem z nimi. Wiele funkcji, które dziś wspierają codzienną pracę administracji, powstało w odpowiedzi na konkretne wyzwania zgłaszane przez użytkowników. To właśnie praktyczne doświadczenia osób zarządzających przedszkolami miały realny wpływ na kształt systemu.
Pani dyrektor bardzo docenia również współpracę z zespołem Kidplace. Od samego początku mogliśmy liczyć na pełne wsparcie – w razie pytań zawsze możemy zadzwonić i szybko otrzymujemy pomoc. Na początku przedstawiciel Kidplace przyjechał do naszej placówki, szczegółowo przedstawił działanie systemu oraz przeprowadził szkolenie dla całej kadry. To było dla nas bardzo cenne i znacząco ułatwiło rozpoczęcie pracy z aplikacją.
Efekty po wdrożeniu oczami Pani Eweliny
Dziś wiele procesów, które wcześniej wymagały ręcznej pracy, odbywa się automatycznie. Jedną z największych zmian było odejście od ręcznego wprowadzania godzin obecności dzieci.
Obecnie kadra rejestruje przyjścia i wyjścia dzieci z pomocą tabletu, jednym kliknięciem, a informacje trafiają bezpośrednio do systemu. Wszystko opiera się na obecnościach rejestrowanych na tablecie. Dane są automatycznie przekazywane do systemu, który nalicza obecności, rozlicza czas pobytu dziecka w placówce oraz wylicza koszty wyżywienia zgodnie z obowiązującymi stawkami. To ogromne ułatwienie w codziennej pracy – podkreśla Pani dyrektor.
Przy ponad 200 dzieciach samo rozliczanie wyżywienia stanowi ogromne wyzwanie organizacyjne. W placówce funkcjonują różne warianty żywienia – część dzieci korzysta z pełnego wyżywienia, część tylko z wybranych posiłków, a dodatkowo należy uwzględniać indywidualne diety oraz różne zasady rozliczania posiłków.
– „Ponad 200 dzieci to naprawdę bardzo dużo pracy. Są diety, posiłki cateringowe, własne śniadania, dzieci korzystają z jednego lub dwóch posiłków. Rozliczanie tego wszystkiego w Excelu było niezwykle czasochłonne” – mówi intendet przedszkola.
Dużym usprawnieniem jest też rozliczanie płatności. Rodzice mogą dokonywać szybkich przelewów, a informacje o wpłatach są niemal natychmiast widoczne w systemie. W przypadku przelewów tradycyjnych wystarczy wprowadzić dane na podstawie wyciągu bankowego, co również znacząco upraszcza rozliczenia.
Istotną korzyścią jest także aktywne zaangażowanie rodziców w proces zgłaszania nieobecności. Dzięki aplikacji mobilnej mogą oni samodzielnie informować placówkę o planowanej absencji dziecka. Informacja trafia bezpośrednio do systemu i jest uwzględniana podczas rozliczania posiłków.
– „Rodzice sami zgłaszają nieobecności w aplikacji. To bardzo ułatwia pracę i eliminuje wiele nieporozumień związanych z rozliczeniami „– docenia Pani Ewelina.
W ostatnim czasie szczególnie przydatna okazała się również funkcja przypomnień o płatnościach, która nie tak dawno została dodana. Jak podkreśla Pani dyrektor, zaległości w opłatach zdarzają się w każdej placówce, dlatego możliwość automatycznego przypominania rodzicom o należnościach znacząco usprawnia proces ich egzekwowania.
Dla Pani Eweliny największą wartością jest jednak fakt, że wszystkie najważniejsze procesy związane z obecnościami, wyżywieniem i płatnościami zostały zebrane w jednym miejscu.
Podsumowanie
Bardzo się cieszę, że aplikacja rozwinęła się właśnie w tym kierunku i że te procesy zostały tak mocno unowocześnione. Od dawna marzyłam o programie, który pozwoli prowadzić rozliczenia w nowoczesny sposób. Dziś trudno wyobrazić sobie powrót do wcześniejszych metod pracy – podsumowuje.
Zapytana, czy poleciłaby Kidplace innym dyrektorom i osobom zarządzającym przedszkolami, odpowiada bez chwili zawahania:
– „Zdecydowanie tak. W 100%. „
Jej zdaniem największą wartością systemu jest połączenie prostoty obsługi z funkcjonalnością. Aplikacja jest przejrzysta, intuicyjna i wspiera użytkowników w codziennej pracy, a jednocześnie rozwija się wraz z potrzebami placówek.
– „To program, który naprawdę ułatwia pracę. Jest komunikatywny, przejrzysty i pomaga zapanować nad wieloma procesami jednocześnie.”
Doświadczenie Przedszkola Publicznego Bajkowa Wyspa pokazuje, że nawet przy ponad 200 dzieciach i złożonych rozliczeniach związanych z obecnościami, wyżywieniem oraz płatnościami możliwe jest sprawne zarządzanie administracją – pod warunkiem, że wspiera je odpowiednie narzędzie.
