Zgodnie z § 22 ust. 1 obowiązującego rozporządzenia Ministra Edukacji w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania, dziennik elektroniczny powinien zostać zarchiwizowany w terminie 10 dni od zakończenia roku szkolnego. W systemie Kidplace za rok szkolny przyjmuje się okres obowiązywania danego dziennika. Zarchiwizowany dziennik powinniśmy przechowywać przez 5 lat w kategorii B (B5 – dokumentacja niearchiwalna, która ma jedynie czasowe znaczenie praktyczne i użytkowe dla danej organizacji, a po upływie wymaganego czasu może zostać zniszczona)
Spis treści
Kroki przed archiwizacją
Przed archiwizacją dziennika zaleca się przeprowadzenie jego kontroli. Dzięki temu można zweryfikować, czy wszystkie wymagane dane zostały uzupełnione i czy w dzienniku nie ma brakujących wpisów. Po zarchiwizowaniu dziennik nie będzie już możliwy do edycji.
Jeśli kontrola dziennika została przeprowadzona i mamy pewność, że wszystkie dane są poprawne, możemy przejść do jego archiwizacji.
Jak zarchiwizować dziennik?
- Przejdź do zakładki „Dzienniki”.
- Z listy wybierz dziennik, który chcesz zarchiwizować, i wejdź w jego szczegóły.
- Przejdź do „Ustawień”.
- Jeżeli upłynął termin obowiązywania dziennika, po prawej stronie pojawi się przycisk „Archiwizuj”.
- Kliknij „Archiwizuj”.
- Po zarchiwizowaniu pobierz dziennik w formacie XML.
- Podpisz pobrany plik podpisem elektronicznym zgodnie z wymaganiami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji.
- Podpisany plik możesz wgrać ponownie do aplikacji Kidplace w celu weryfikacji podpisu lub przechowywać go na komputerze albo innym odpowiednim nośniku danych.
Weryfikacja podpisu
Po wgraniu podpisanego pliku do aplikacji Kidplace system zweryfikuje prawidłowość złożonego podpisu elektronicznego. Dzięki temu można upewnić się, że plik został prawidłowo podpisany i może zostać wykorzystany jako zarchiwizowana dokumentacja.
Jeżeli prowadzisz przedszkole niepubliczne - zamiast pliku XML możesz archiwizować wydruk dziennika w formacie PDF. Kluczowym elementem jest jego podpis elektroniczny oraz zgodność z twoim statusem odnośnie archiwizacji dokumentów.
Alternatywna kopia zapasowa
Po podpisaniu dzienników podpisami elektronicznymi warto przechowywać alternatywną kopię zapasową. Można w tym celu np. wykorzystać pendrive, gdzie wszystkie pliki dzienników z danego roku będą przechowywane dodatkowo.
Kopia zapasowa wydruków dziennika elektronicznego
Dodatkowo możesz przeprowadzić archiwizację wydruków dziennika. Mogą one być pomocne przy kontroli z kuratorium, usprawniając jej przeprowadzenie. W przypadku przedszkola publicznego ustawa mówi wprost o archiwizacji dzienników w formacie XML. Każda inna forma archiwizacji nie jest zgodna z ustawą. Archiwizacja w tym przypadku plików PDF jest nieobowiązkowa, choć rekomendowana. Należy ją przeprowadzić w ten sam sposób jak archiwizację dla plików XML opisaną w tym artykule.