Moduł rozliczeń godzin umożliwia automatyczne i precyzyjne naliczanie czasu pobytu dziecka w placówce oraz powiązanych z nim opłat. Dzięki odpowiedniej konfiguracji system uwzględnia m.in. godziny wejść i wyjść, obecności, nieobecności oraz indywidualne ustawienia rozliczeń.
Dobrze skonfigurowane ustawienia pozwalają znacząco ograniczyć ręczną pracę, zminimalizować ryzyko błędów oraz zapewnić pełną przejrzystość naliczeń – zarówno dla administracji, jak i rodziców.
W tej sekcji pokazujemy, jak krok po kroku ustawić zasady rozliczeń godzin, aby system działał zgodnie z organizacją pracy Twojej placówki.
Spis treści
Podstawowe ustawienia dla placówki
Dane placówki
W pierwszej kolejności przejdź do zakładki Ustawienia, a następnie wybierz Edytuj ustawienia i uzupełnij wszystkie dane placówki.
Szczególną uwagę zwróć na numer NIP oraz numer konta bankowego — ich brak uniemożliwi rodzicom korzystanie z płatności online.
Godziny funkcjonowania placówki
- Godziny otwarcia placówki,
- Godziny darmowe – zakres godzin darmowych w placówce lub pierwsze pięć godzin bezpłatnych,
- Tolerancja czasowa – margines czasowy dla wejść i wyjść poza ustalony czas bezpłatnych godzin
- Zgłaszanie nieobecności – czas, do której rodzic może zgłosić nieobecność dziecka, zakres czasowy podajemy w minutach, np. jeśli rodzic może zgłosić nieobecność do godziny 7:00, należy wprowadzić 420 minut, aplikacja przeliczy i podpowie, że zgłoszenia nieobecności są do 7:00 rano w dniu nieobecności. Jeśli chcemy ustawić godzinę 19:00 należy wprowadzić -300 minut wówczas rodzic może zgłosić nieobecność do godziny 19:00 w dniu poprzedzającym nieobecność.
Opłaty i termin płatności
W kolejnych krokach podajemy:
- Opłata za pobyt – stawka godzinowa za pobyt dziecka w placówce,
- Opłata co – jednostka czasu rozliczeniowego np. co 60 min,
- Kara umowna po zamknięciu placówki – dodatkowa opłata naliczana w przypadku odbioru dziecka po godzinach pracy placówki,
- Domyślny termin płatności – cykliczny termin, do którego rodzice powinni dokonywać płatności,
- Nierozliczone godziny – ustawienie określa, jak system ma rozliczyć sytuację, gdy nie zostanie wprowadzona godzina wyjścia dziecka:
– według godzin deklarowanych przez rodzica,
– lub według godzin zamknięcia placówki.
Ustawienia płatności
W tej sekcji możesz dostosować sposób naliczania opłat oraz funkcjonowanie płatności do potrzeb Twojej placówki.
- Płatności masowe – opcja dla placówek, które korzystają z indywidualnych numerów kont dla każdego rodzica, jeśli placówka korzysta, wprowadza numer identyfikacyjny instytucji czyli banku z którego korzysta, a następnie aplikacjamoże wygenerować pozostałą część czyli numer odbiorcy,
- Opłata za pobyt przy nieobecności nieplanowanej – naliczanie opłaty w przypadku, gdy rodzic nie zgłosi nieobecności dziecka, po włączeniu tej opcji opłata zostanie naliczona zgodnie z deklaracją,
- Rozliczanie rzeczywiste – system nalicza opłaty na podstawie rzeczywistego czasu pobytu dziecka, godziny wejścia i wyjścia,
- Uproszczone przewidywane rachunki – nie uwzględniają zgłoszonych nieobecności na miesiąc do przodu przy rachunkach z góry
- Uproszczone rozliczanie godzin – aplikacja sumuje łączny czas pobytu dziecka w danym okresie,
Blokady posiłków przez rodzica – umożliwia rodzicom zgłaszanie rezygnacji z pojedynczych posiłków na wybrane dni,
Pierwsza godzina za 50% ceny – opcja rabatu za pierwszą godzinę pobytu
Zgłaszanie odbioru w aplikacji – funkcja szczególnie przydatna w świetlicach – rodzic może zgłosić odbiór dziecka w aplikacji, a personel otrzymuje informację i może przygotować dziecko do wyjścia.
- Pokazuj nowe rachunki rodzicowi – określa moment udostępnienia rachunków rodzicom:
– włączone: rachunki widoczne dopiero po wysłaniu powiadomienia,
– wyłączone: rachunki widoczne od razu po ich wygenerowaniu