Sprawna organizacja pracy, przejrzyste rozliczenia oraz dobra komunikacja z rodzicami to dziś jedne z najważniejszych wyzwań, z którymi mierzą się placówki oświatowe. Doskonale wie o tym Przedszkole Samorządowe im. Króla Maciusia I w Komornikach, do którego uczęszcza około 120 dzieci, a nad jego codziennym funkcjonowaniem czuwa 27-osobowy zespół.
O tym, dlaczego placówka zdecydowała się na zmianę systemu do zarządzania, jak przebiegało wdrożenie oraz jakie efekty przyniosło korzystanie z Kidplace, opowiadają Agnieszka Matuszewska – dyrektor przedszkola oraz Aneta Borczuk – kierownik.
W rozmowie dzielą się swoimi doświadczeniami, pokazując, jak nowoczesne narzędzia mogą realnie usprawnić organizację pracy, ułatwić komunikację z rodzicami i ograniczyć czas poświęcany na codzienne obowiązki administracyjne.
Spis treści
Potrzeba wdrożenia
Z jakimi wyzwaniami mierzyli się Państwo podczas korzystania z poprzedniego systemu?
Największym problemem był brak sprawnych narzędzi do codziennego zarządzania. Zależało nam na szybkim kontrolowaniu obecności dzieci i pracowników oraz usprawnieniu naliczania opłat za pobyt i wyżywienie. Poprzednie rozwiązania nie spełniały naszych oczekiwań.
Czego brakowało Państwu w dotychczasowej aplikacji?
Brakowało nam przede wszystkim prostoty, przejrzystości i intuicyjnej obsługi. Nie potrzebowaliśmy wielu dodatkowych funkcji, które podnosiły koszt systemu, ale nie ułatwiały codziennej pracy. Zależało nam na rozwiązaniu praktycznym i czytelnym zarówno dla pracowników, jak i rodziców.
Co skłoniło Państwa do zmiany systemu do zarządzania placówką?
Na decyzję wpłynęły nasze wcześniejsze doświadczenia. Korzystaliśmy z innych systemów i niestety spotkaliśmy się z problemami dotyczącymi obsługi oraz wsparcia technicznego. Po wdrożeniu kontakt z dostawcą był utrudniony, dlatego do wyboru nowego rozwiązania podchodziliśmy bardzo ostrożnie. Szukaliśmy partnera, na którego będzie można liczyć również po zakończeniu wdrożenia.
Jednocześnie chcieliśmy wybrać system przyjazny rodzicom. Zależało nam, aby mogli w prosty sposób zgłaszać obecność dziecka, sprawdzać naliczone opłaty, opłacać rachunki, kontaktować się z nauczycielami oraz mieć bieżący wgląd w informacje dotyczące pobytu dziecka w przedszkolu. Wiedzieliśmy, że intuicyjna obsługa dla rodziców jest równie ważna jak wygoda pracy naszego zespołu.
Dlaczego Kidplace?
Dlaczego zdecydowaliście się Państwo właśnie na Kidplace?
Po wcześniejszych doświadczeniach zależało nam nie tylko na dobrym systemie, ale również na współpracy z firmą, która będzie dostępna i zaangażowana także po wdrożeniu. Już od pierwszych rozmów z zespołem Kidplace mieliśmy poczucie, że nasze potrzeby są rozumiane i że możemy liczyć na realne wsparcie. To właśnie podejście ludzi, obok funkcjonalności systemu, miało duży wpływ na naszą decyzję.
Jakie funkcje były najważniejsze przy wyborze rozwiązania?
Największe znaczenie miały dla nas funkcje, które realnie usprawniają codzienną organizację pracy. Zależało nam na sprawnym zarządzaniu obecnościami dzieci i pracowników, automatycznym naliczaniu opłat za pobyt i wyżywienie oraz wygodnym dostępie rodziców do najważniejszych informacji. Szukaliśmy systemu, który pozwoli zautomatyzować rutynowe czynności i uporządkuje codzienne procesy w placówce.
Proces wdrożenia
Jak wyglądało wdrożenie aplikacji w placówce?
Proces wdrożenia przebiegł bardzo sprawnie. Zespół Kidplace aktywnie wspierał nas na każdym etapie, dzięki czemu mogliśmy szybko rozpocząć pracę z nowym systemem. Otrzymaliśmy konkretne wskazówki i pomoc, co znacznie ułatwiło przejście na nowe rozwiązanie.
Czy zespół szybko przystosował się do pracy z aplikacją?
Tak. Dużą rolę odegrały szkolenia, które były dobrze przygotowane i dostarczyły wielu praktycznych informacji. Dzięki temu pracownicy szybko poznali najważniejsze funkcje systemu i mogli swobodnie z niego korzystać.
Jak oceniają Państwo wsparcie podczas wdrożenia?
Wsparcie oceniamy bardzo wysoko. Zarówno podczas wdrożenia, jak i dziś możemy liczyć na szybki kontakt oraz pomoc w razie pytań czy pojawiających się problemów. Zespół Kidplace wyróżnia się profesjonalizmem, rzetelnością i zaangażowaniem. Zawsze spotykamy się z życzliwością, szybką reakcją i chęcią znalezienia najlepszego rozwiązania. To daje nam poczucie, że współpracujemy z partnerem, na którym naprawdę można polegać.
Efekty po wdrożeniu
Jakie zmiany zauważyliście Państwo w codziennej pracy po wdrożeniu Kidplace?
Największą zmianą było usprawnienie codziennych rozliczeń i organizacji pracy. Mamy stałą kontrolę nad bieżącymi danymi dotyczącymi obecności dzieci, rozliczeń posiłków oraz płatności. System prawidłowo nalicza opłaty za pobyt i wyżywienie, dzięki czemu przygotowanie zestawień zajmuje znacznie mniej czasu i ogranicza ryzyko pomyłek.
Jak aplikacja wpłynęła na komunikację z rodzicami oraz organizację pracy?
Dużym usprawnieniem jest możliwość samodzielnego zgłaszania przez rodziców nieobecności dziecka w aplikacji. Informacja od razu trafia do systemu i jest uwzględniana przy rozliczaniu posiłków. Rodzice mogą również wygodnie opłacać należności, a wpłaty internetowe są niemal natychmiast widoczne w systemie. W przypadku przelewów tradycyjnych ich rozliczenie również jest szybkie i proste.
Wyraźnie poprawiła się także komunikacja z rodzicami. Mają oni stały dostęp do informacji o obecności dziecka, naliczonych opłatach, historii wpłat oraz aktualnych należnościach. Dodatkowym ułatwieniem są przypomnienia o płatnościach. Dzięki większej przejrzystości informacji wzrosła świadomość rodziców, a terminowość regulowania opłat zdecydowanie się poprawiła.
Opinie użytkowników
Jak nauczyciele oraz rodzice zareagowali na nowe rozwiązanie?
Nowy system został bardzo dobrze przyjęty zarówno przez pracowników, jak i rodziców. Nauczyciele doceniają prostotę obsługi i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, natomiast rodzice chwalą intuicyjną aplikację oraz możliwość załatwienia większości spraw bez konieczności kontaktu z placówką.
Jakie funkcje są dziś najczęściej wykorzystywane i najbardziej cenione?
Najczęściej wykorzystywane są funkcje związane z rejestrowaniem obecności dzieci, zgłaszaniem nieobecności, naliczaniem opłat, rozliczaniem płatności oraz komunikacją z rodzicami. Bardzo cenimy również bieżący podgląd danych i automatyzację wielu codziennych czynności administracyjnych.
Podsumowanie
Korzystali Państwo wcześniej z innego systemu — jak dziś oceniają Państwo zmianę na Kidplace?
Z perspektywy czasu uważamy, że była to bardzo dobra decyzja. Zyskaliśmy nie tylko funkcjonalny i przejrzysty system, ale przede wszystkim partnera, który jest zaangażowany we współpracę i zapewnia profesjonalne wsparcie na każdym etapie korzystania z aplikacji.
Czy poleciliby Państwo Kidplace innym właścicielom lub dyrektorom przedszkoli? Dlaczego?
Zdecydowanie tak. Polecilibyśmy Kidplace każdej placówce, która szuka nowoczesnego, intuicyjnego i stale rozwijanego systemu. Doceniamy to, że firma nieustannie udoskonala swoje rozwiązania, bierze pod uwagę sugestie użytkowników i aktywnie wspiera przedszkola w codziennej pracy. To sprawia, że mamy pewność, iż korzystamy z rozwiązania, które rozwija się razem z potrzebami placówek.
